שיטות וכלים לניהול מתקדם של S&OP

שיטות וכלים לניהול מתקדם של S&OP

ארגונים רבים בישראל כבר מאמצים את תהליך ה־S&OP. מהו תהליך זה, כיצד ניתן ליישמו ואילו שיטות וכלים יכולים להבטיח את הצלחתו.

במאמר זה אציג את תהליך ה־S&OP, למה הוא משמש וכיצד מיישמים אותו. ארחיב על השימוש בשיטות וכלים מתקדמות התומכים בתהליך ומגדילים את הסיכוי להצלחתו.

מהו תהליך S&OP — Sales and Operations Planning

תהליך S&OP — Sales and Operations Planning הינו תהליך ניהול שהומצא בשנת 1980 על ידי אוליבר וויט (Oliver Wight), ומטרתו היא ליצור תהליך מובנה המתאם את כל הפעילויות העסקיות של הארגון לצורך עמידה ביעדיו.

התהליך מבוסס על ניהול תחזית לפעילות העתידית של הארגון, בחינה ותיאום כל הפעולות העסקיות של הארגון אל מול התחזית הצפויה, וביניהן: תכנון המכירות, תכנון הייצור, תכנון המלאי, תוכנית התקציב, תוכנית פיתוח מוצרים חדשים, תוכנית השקעה ופיתוח אמצעים ועוד.

התהליך מיושם על ידי הקמת צוות S&OP המורכב מנציגים של כל הגופים בארגון. הצוות נפגש בכל תקופה — פגישות שבועיות, דו־שבועיות או חודשיות — ומתאם את פעולות הארגון.

עם השנים הוגדר תהליך טיפוסי, שאומץ על ידי רוב הארגונים בעולם המיישמים S&OP. ניתן להבחין בהבדלים קטנים פה ושם בין יישום ליישום בארגונים שונים, אולם התהליך דומה והשיטות זהות. התהליך מורכב ממספר שלבים המתקיימים במהלך כל חודש.

השלבים בתהליך ה־S&OP

השלבים הם:

• שלב 1: איסוף נתוני המכירות בפועל וחישוב תחזית סטטיסטית מעודכנת למכירות.
• שלב 2: אישור תוכנית הצריכה של הארגון.
• שלב 3: אישור תוכנית האספקה של הארגון.
• שלב 4: הכנת תוכנית עבודה מעודכנת.
• שלב 5: אישור תוכנית העבודה המעודכנת.

השלבים מבוצעים בכל חודש, משלב 1 עד שלב 5, על ידי צוות ה־S&OP. שלב 5 מוצג לאישור למנהלי הארגון. זהו תהליך מחזורי המתקיים בכל חודש.

פירוט הפעולות בשלב 1 — איסוף נתונים וחישוב תחזית סטטיסטית

השלב הראשון במהלך החודש הינו שלב טכני. בשבוע הראשון אוספים את נתוני המכר המעודכנים מהחודש שעבר ומחשבים מחדש את התחזית הסטטיסטית. הכוונה היא לבנות תחזית המבוססת על תחזיות העבר בתוספת הנתונים החדשים של הפעילות בחודש האחרון.

חישוב תחזית סטטיסטית היא משימה מורכבת, במיוחד בארגונים המנהלים מוצרים רבים על פני לקוחות שונים. בעבר היה נפוץ לבצע את חישוב התחזית בעזרת Excel או בכלי BI שאפשרו את שליפת הנתונים ממערכות המכר וה־ERP.

כיום מרבית הארגונים עושים שימוש בכלים לניהול תחזיות, כדוגמת מערכת Forecast Pro. כלים אלו מחשבים באופן אוטומטי, מהיר ומדויק את התחזית הסטטיסטית, גם לאלפי, עשרות אלפי ואף מאות אלפי מוצרים בחתכים שונים, תוך חישוב המגמות והמחזוריות של כל מוצר ומשפחת מוצרים.

פירוט הפעולות בשלב 2 — אישור תוכנית הצריכה — Demand Planning

בשלב 2, המתקיים בשבוע השני של החודש, נדרש צוות ה־S&OP לגבש תוכנית צריכה מעודכנת. תוכנית הצריכה היא התחזית הסופית של הארגון. התחזית הסופית היא תחזית המבוססת על התחזית הסטטיסטית, אך כוללת מספר עדכונים כגון: התייחסות המכירות והשיווק, מבצעים או מכרזים עתידיים, קבלת תחזיות מלקוחות, שינוי נתוני התחזית בהתבסס על הערכות שונות של השוק והמתחרים ועוד.

בעבר בוצע גם שלב זה בעזרת גיליונות Excel. אולם כיום מבוצע שלב זה בעזרת מערכות לניהול תחזיות, כדוגמת מערכת Forecast Pro. מערכות אלו כוללות מודולים המיועדים לנהל את העדכונים לתחזית שמבצעים גורמים שונים בארגון.

כיוון שכל התחזיות והעדכונים מנוהלים במערכת אחת, ניתן לנתח את נתוני העבר וללמוד אילו שינויים שביצענו בתחזית בעבר תרמו לדיוק ולשיפור התחזית, ואילו שינויים שביצענו פגעו בדיוק התחזית. כך ניתן ללמוד ולשפר את ניהול התחזית לאורך זמן ולהגיע לתוצאות מרשימות.

החלטה על התחזית המעודכנת הסופית של הארגון הינה קריטית, ובעזרתה ניתן להמשיך ולתכנן את פעילות הארגון.

פירוט הפעולות בשלב 3 — אישור תוכנית האספקה של הארגון

בשלב זה נדרש צוות ה־S&OP לבדוק את יכולות האספקה העומדות לרשותו. יכולת האספקה תלויה בגורמים רבים כגון: קיבולת הייצור הזמינה של הארגון, יכולות ייצור זמינות אצל קבלני המשנה של הארגון, המלאי של חומרי גלם, המלאי של מוצרים מוגמרים ועוד גורמים רבים נוספים.

כאשר מדובר בארגון קטן יחסית, עם מפעל אחד או מחסן הפצה אחד, חישוב יכולות האספקה של הארגון הינו פשוט יחסית. אולם בארגונים גדולים המנהלים את הייצור והאספקה במספר מפעלים ומספר קבלנים, יש קושי לנהל תוכנית אספקה.

במרבית הארגונים מחשבים את תוכנית האספקה בעזרת Excel. החישוב צריך לכלול את האילוצים השונים ואפשרויות הייצור והאספקה השונות. אלו הם חישובים לא פשוטים. לכן בשנים האחרונות נעשה שימוש בכלים המחשבים את יכולות הייצור והאספקה בקיבולת סופית, כדוגמת מערכת ROB-EX Scheduler, המאפשרת לבנות תוכניות ייצור ואספקה על בסיס אילוצים רבים.

פירוט הפעולות בשלב 4 — הכנת תוכנית עבודה מעודכנת

בשלב זה בונים את תוכנית העבודה בהתבסס על הנתונים וההחלטות שהושגו בשלבים הקודמים.

תוכנית העבודה היא למעשה פשרה בין הצורך לספק את תוכנית הצריכה לבין היכולת לספק אותה בהתאם לתוכנית האספקה.

בנוסף, בשלב זה מתייחסים גם לנתוני התקציב והתוכנית העסקית של החברה. נתונים אלו מאפשרים להבין את המשמעויות העסקיות של החלטות הצוות.

ארגונים העושים שימוש בכלים מתקדמים כגון Forecast Pro יכולים לבצע ניתוח של התקציב גם לעתיד, ולא רק מול היסטוריית הפעילות.

פירוט הפעולות בשלב 5 — אישור תוכנית העבודה המעודכנת

בשלב האחרון בחודש, מציג צוות ה־S&OP את תוצאות עבודתו ואת תוכנית העבודה שהוא בנה ועדכן להנהלת הארגון. יש חשיבות גדולה לכך שהנהלת הארגון תהיה פעילה ומעודכנת בתהליך אישור תוכנית העבודה המתגלגלת.

תהליך ה־S&OP מציף בעיות ומתווה כיוונים, לכן חשוב שהנהלת הארגון תיחשף לנתונים ולהחלטות שהתקבלו על ידי הצוות ותשפיע במקומות החשובים.

החלטה משותפת על תוכנית העבודה מייצרת מחויבות של כל הגורמים בארגון להצלחת יישום התוכנית.

לסיכום

תהליך ה־S&OP הינו תהליך מחזורי חודשי המשתף גורמים שונים בארגון לצורך בניית תוכנית עבודה מתגלגלת ועדכנית.

שימוש בכלים מתקדמים לניהול תחזיות וחישוב תוכניות ייצור בקיבולת סופית יכולים לתרום רבות להפיכת חלק מהתהליכים החישוביים לאוטומטיים ולשפר באופן דרמטי את הדיוק והביצועים של התוכנית.

במאמר הבא אציג שיטות לחישוב תוכנית ייצור בקיבולת סופית.